Lavorare da casa: come organizzarsi?

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Lavorare da casa, cosa significa? Se non hai mai lavorato da casa, ma hai sempre lavorato in ufficio e non sai da che parte cominciare per organizzarti, in questo articolo voglio darti qualche suggerimento, nato da anni di lavoro da casa.

In queste ultime settimane, da quando il Coronavirus è arrivato anche in Italia, si è iniziato a parlare più diffusamente del lavoro da casa. Fino a prima di questa emergenza, dire che si lavorava da casa, sembrava una cosa ancora “strana” per molti.

Perché in un Paese ancora così radicato sul posto fisso in ufficio, dire di fare un’attività lavorativa differente ha sempre generato un senso quasi di sarcasmo.

Lavorare da casa - Photo by Alejandro Escamilla on Unsplash
Photo by Alejandro Escamilla on Unsplash

Lavorare da casa ai tempi del Coronavirus

Ora che siamo costretti a rimanere in casa, si è cominciato a parlare di telelavoro, e di smart working (se vuoi scoprire la differenza tra i due aspetti leggi questo articolo molto chiaro in merito), come soluzioni alternative all’ufficio.

Molte aziende si sono trovate in difficoltà a gestire la situazione perché non erano ancora pronte a fronteggiare questa esigenza, tantomeno in un clima di urgenza. Io credo che arrivare al 2020 impreparati a fronteggiare questo aspetto, la dica lunga sullo stato attuale delle aziende italiane sul fronte tecnologico (oltre che di mentalità di chi le dirige).

Sono un po’ polemica, lo so, ma vedere che non si sfrutta la tecnologia al meglio mi dà fastidio. Usiamo la tecnologia quotidianamente e spesso per cose superflue, ma non per le esigenze serie. Lavorare da casa ha sicuramente molti più vantaggi che svantaggi, tra cui quello che aiuterebbe a ridurre l’inquinamento e il traffico costante, e garantirebbe inoltre uno stile di vita migliore per chi adottasse questa soluzione.

Per molti lavorare in ufficio è l’unica soluzione lavorativa seria. Lavorare da casa viene visto come la situazione in cui uno dorme fino alle 10 del mattino, poi con calma e ancora in pigiama si mette al computer a evadere qualche email e poco altro.

A me ha sempre fatto ridere questa mentalità chiusa e retrograda.

Fin dal primo lavoro che ho fatto più di vent’anni, ho quasi sempre lavorato da casa. Ho provato anche a stare “dall’altra parte” lavorando proprio in un ufficio.

Diciamolo, non è che se uno lavora in ufficio per forza di cose lavora 8 ore filate senza alzare la testa dal monitor del computer. Esistono le pause caffè e persone che se ne bevono pure quattro al giorno pur di far pausa e non lavorare. Quindi non venitemi a dire che solo chi lavora in ufficio, lavora veramente, perché avendo vissuto entrambe le situazioni so bene di cosa parlo.

Suggerimenti per lavorare da casa

Questi miei suggerimenti possono funzionare sia che tu faccia un lavoro da ufficio sia che tu faccia il fotografo. Le mie vogliono essere linee guida che poi puoi adattare in base al lavoro che fai.

Sono tanti anni che lavoro da casa, quindi ho maturato una certa esperienza e in questo stato di emergenza che stiamo vivendo, la mia routine lavorativa è cambiata ben poco. L’unico aspetto che ne ha risentito ovviamente è il non poter fissare incontri e fotografare persone, ma per tutto quello che concerne le altre attività, nulla è cambiato.

Lavorare da casa significa imparare a gestirsi autonomamente. Questo è l’aspetto che all’inizio può creare qualche problema. Adottando questa soluzione lavorativa abbiamo molta libertà organizzativa, ma tanta libertà significa maggior rigore nel rispettare delle regole.

Soprattutto se non hai un capo che ti osserva o sei un libero professionista e non hai accanto eventuali collaboratori/colleghi con cui condividi solitamente lo studio.

Darsi delle regole

Prima cosa da imparare, è proprio il darsi delle regole. Non devono essere inflessibili ma nemmeno troppo blande. Dobbiamo prima di tutto porci degli obiettivi e fare in modo di raggiungerli.

Avere chiaro in mente il piano della settimana ci aiuterà a distribuire quotidianamente i compiti da evadere. Ci sono anche delle app per pianificare tutto, io resto fedele alla carta su cui fare le mie liste di priorità. Scrivendo a mano riesco a essere più focalizzata.

Una volta stilata la lista delle cose da fare nella settimana, andremo quindi a distribuire giornalmente le cose da fare.

Tieni conto dei tempi per fare ciascuna di queste cose. Con l’esperienza maturata ovviamente saprai come stimare i tempi al meglio, stai sempre leggermente abbondante qualora possa esserci un imprevisto.

Suddividi le cose da fare in base alle priorità e urgenze. Ciò che è urgente non è detto che sia prioritario e viceversa.

Scegliere di lavorare da casa significa che potrai scegliere gli orari migliori in cui lavorare. A meno che tu non debba garantire i canonici orari da ufficio, al tuo capo, perché devi essere costantemente in collegamento con lui o i colleghi, potrai scegliere i tuoi orari in base a quando sei più produttivo e focalizzato. C’è chi è più produttivo al mattino alle 6 e chi lo è alle 15 del pomeriggio.

Lavorando da casa, due sono i rischi: lavorare troppo o lavorare troppo poco.

Lavorare troppo nel senso che sfori le classiche otto ore da ufficio. Può succedere se per quel giorno ti sei prefissato troppe mansioni da svolgere, oppure succede un problema tecnico e devi risolverlo entro la fine della giornata, oppure perdi di vista l’orologio perché sei talmente concentrato che non ti rendi conto del tempo che passa.

Nel caso contrario, e cioè che lavori troppo poco, può succedere se ti distrai con poco e arrivai a fine giornata avendo guardato video su Facebook e foto su Instagram, messaggiato via WhatsApp con gli amici e poi ti sei accorto che è sera e i tuoi compiti della giornata sono ancora lì in attesa.

Lavorare da casa - Photo by Thought Catalog on Unsplash
Photo by Thought Catalog on Unsplash

Non distrarti col cellulare

Mentre lavori, allontana il cellulare, lascia la suoneria solo per le telefonate, in modo da essere reperibile per il tuo capo o i colleghi, togli le notifiche dei social network e di WhatsApp. Già solo applicando questa regola ti renderai conto di quanto in più riuscirai a concentrarti e a lavorare focalizzato su quello che stai facendo.

A volte si pensa che “ma sì leggo questo messaggio e poi riprendo”, non sia un problema, ma facci caso. Ogni volta che lo fai, la tua mente perde la concentrazione e per riprendere da dove hai lasciato perderai altri minuti per tornare allo stato precedete al messaggio. Sommando tutti questi minuti a fine giornata, ti renderai conto che potresti aver perso anche un’ora, se no di più.

La tecnica del pomodoro

Gli esperti dicono che la mente umana è nella massima concentrazione a slot di 25 minuti, dopodiché inizia a far un po’ fatica a memorizzare e a restare focalizzata.

Da questa idea è nata, quella che chiamano la “tecnica del pomodoro”. In pratica imposti un timer in cui lavori (o studi) per 25 minuti e poi fai 5 minuti di pausa. (Se ti interessa questa tecnica, e la cerchi su Google, troverai molti risultati. Uno molto ferrato sul tema è sicuramente Andrea Giuliodori del blog Efficacemente).

In questa pausa non devi andare sui social, perché ti risucchiano senza rendertene conto per più di 5 minuti sicuramente. Sfrutta quei 5 minuti per bere un bicchier d’acqua, sgranchirti le gambe, rilassare gli occhi… Fai piccole attività utili per il tuo benessere.

Al termine dei 5 minuti di pausa riprendi a lavorare per altri 25 minuti e così via.

Puoi anche allungare i 25 minuti fino al doppio e in quel caso la pausa sarà di 10 minuti.

L’importanza delle liste

Personalmente mi regolo così: segno l’orario in cui inizio un’attività e poi procedo senza pensare al tempo. Quando inizio a sentire che la concentrazione inizia a calare faccio una pausa e segno un’altra volta l’ora. Ho notato che anche senza impostare il timer (che mi metteva un po’ d’ansia ammetto), riesco a regolarmi in modo naturale. Effettivamente i miei slot variano tra i 40 e i 50 minuti. Dopodiché faccio una breve pausa, in cui bevo un po’ d’acqua, prendo una boccata d’aria, faccio due passi e poi riprendo.

Un’altra cosa che a me aiuta molto è fare delle liste. Suddivido per tipologia ciò che devo fare, per esempio:

  • una sezione è dedicata al blog: segno gli articoli che devo preparare, gli argomenti da approfondire e su cui devo fare ricerca, pianifico la programmazione degli articoli…
  • un’altra sezione è dedicata al sito web: aggiungere immagini, modificare qualcosa, lavorare sulla SEO scrivere dei testi…
  • una terza sezione della mia lista è dedicata ai servizi fotografici da organizzare: le cose da fare per la logistica, le telefonate da fare o le email da mandare, la ricerca di idee…
  • la quarta sezione è dedicata alla post produzione: selezionare e post produrre foto, il confronto col cliente, la consegna…
  • la quinta sezione è dedicata a eventuali lavori di grafica come per esempio creare del materiale pubblicitario da veicolare sui social o tramite sito o email…
  • l’ultima sezione l’ho chiamata “Varie” in cui inserisco una serie di mansioni più generiche, in questo caso rientrano cose tipo: portare a termine un corso, studiare un manuale, fare sopralluoghi, aspetti burocratici ecc..

Vederli scritti e suddivisi per tipologia mi aiuta ad andare ancora più mirata e soprattutto posso passare da una sezione ad un’altra senza perdermi per strada.

Una nuova routine

Giorno dopo giorno ti renderai conto che la tua nuova routine ti diventerà naturale e potrai migliorare l’organizzazione a seconda delle tue esigenze.

Lavorare da casa vuol dire, ancora di più, assumersi la responsabilità del proprio lavoro. Anche se siamo da soli dobbiamo comunque lavorare al nostro meglio. Spesso il confronto con i colleghi e collaboratori è molto utile, non potendoli incontrare, potrai comunque raggiungerli tramite Skype o email.

Inoltre lavorare da casa comporta un miglioramento del proprio stile di vita. Elimini fonti di stress: prima di tutto non passi ore bloccato nel traffico per raggiungere il posto di lavoro, non hai l’obbligo di timbrare il cartellino, non devi star a contatto con colleghi con cui magari non vai d’accordo, non devi avere la vita scandita dagli orari dell’azienda e ridurti alla sera come uno straccio e non poter godere della tua famiglia o dei hobby.

Lavorare da casa significa essere concentrati per portare a termine i nostri obiettivi e poi avere la libertà di ritagliarci del tempo per noi. Tempo che possiamo passare con i nostri cari, tempo che possiamo dedicare ad una passione o allo sport…

Considerazioni

In questo clima di emergenza, mi sono resa conto che tutti gli anni in cui ho fatto esperienza, mi hanno portata, oggi, ad essere preparata e ad affrontare la situazione senza farmi prendere dal panico.

Negli ultimi mesi ho lavorato ulteriormente sulla mia routine mattutina (ne parlo più diffusamente in questo articolo) e sono arrivata ad alzarmi alle 6, che era il mio obiettivo.

In queste ultime settimane, in cui tutto è cambiato, ho mantenuto i miei punti saldi. Continuo ad alzarmi alle 6, faccio meditazione e yoga, e in via eccezionale ho aggiunto qualche esercizio in più visto la chiusura forzata della palestra.

Dopodiché faccio colazione e inizio la giornata, solitamente scrivendo un articolo per il blog. Esattamente come un mese fa.

Certo, sento tremendamente la mancanza di poter incontrare le persone e ritrarle, ma so che è una situazione temporanea e nel frattempo lavoro su tutte le altre cose che posso svolgere a computer.


Prima di andare, ti chiedo un’ultima cortesia. Se l’articolo ti è piaciuto, lasciami un tuo like o un commento, oppure condividilo, mi farebbe molto piacere! Grazie!

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